Mon tri des papiers administratifs et mes conseils pour y arriver

Tri papiers administratifs

Enfin! De toute ma vie, je croyais que je n’allais jamais écrire cet article. Mais enfin je peux le dire : j’ai fini de trier mes papiers administratifs. Youhou!!! Juste pour situer un peu le contexte : les papiers administratifs sont ma bête noire en terme de désencombrement et d’organisation. J’ai essayé plusieurs fois de le faire, mais je procrastinais beaucoup devant l’immense travail que ça me demandait.

Petite remarque : je n’ai pas appliqué la méthode KonMari pour ce désencombrement, car forcément, les conseils de Marie Kondo ne sont pas compatibles avec les papiers qu’on doit garder en France. Et qui plus est, je ne me suis pas amusée à tout mettre en un seul endroit, car j’avais tellement de papiers en attente, que c’était impossible de le faire en une journée. Ce qui m’aurait valu plus de désordre à la fin de la journée qu’au début du tri. J’ai donc trié les papiers par endroit de stockage.

Rangement de papiers

Au début d’un tri de papiers

Parce que ce travail était colossal pour moi, j’ai eu besoin de l’aide de ma tante pour faire ce tri. Je triais les papiers et elle s’occupait de déchiqueter. Je ne peux pas vous dire combien de temps nous avons passé dessus, mais ça a pris des jours, mis bout à bout. J’ai investi dans une déchiqueteuse, il y a quelques années, car je savais que j’avais beaucoup de papiers à trier. Sans elle, je pense que j’y serai encore aujourd’hui, elle nous a fait gagner beaucoup de temps. Ceci dit, n’ayant pas l’habitude de travailler autant (hihihi), elle chauffait très souvent, et il fallait attendre qu’elle veuille bien marcher de nouveau pour continuer. Et aujourd’hui, c’est terminé!

Le tri des papiers administratifs est un travail tout de même un peu ingrat, car on y passe beaucoup de temps, mais on voit moins la différence de gain d’espace entre avant et après. Et ce qui fait un peu bizarre, c’est qu’on voit toute notre vie passer sous nos yeux, en décortiquant le contenu des papiers.

Le tri des papiers administratifs passe par 3 étapes très évidentes :

  • #1 – Lire et traiter si besoin l’information sur le papier

Je savais que j’allais passer des jours à trier ces papiers, et qu’il fallait que je tienne sur la durée jusqu’à ce que j’aie tenu en main le dernier papier à trier. Pour que le travail se fasse au plus vite, j’ai décidé de ne pas faire immédiatement le traitement dont certains papiers avaient besoin. Exemple : passer à la e-facture pour l’eau, remplir une feuille de soins…

J’ai mis ceux-là de côté et j’ai noté sur mon téléphone les actions à faire pour plus tard, ainsi que les questions que je pouvais avoir sur certains dossiers pour lesquels j’allais devoir passer du temps sur internet.

Le but était de savoir pourquoi ce papier était là et l’information qu’il contenait.

  • #2 – Décider de garder ou non le papier physique

Pour cette étape, je me suis basée sur cette liste de Service-Public.fr, et c’est assez facile de se débarrasser de tout ce qui n’est pas dans la liste.

Pour certaines catégories de papiers, il suffit donc juste de vérifier la date pour pouvoir traiter le papier. A retenir : ne pas perdre de temps à regarder à qui vous avez téléphoné dans votre facture détaillée de téléphone il y a 9 ans (j’en ai retrouvé qui dataient de 2006). Ça peut être amusant, c’est certain, mais ce n’est nullement productif. Souvenez-vous, il vous faut du temps pour tout trier, et vous devez tenir le rythme, alors ne gaspillez pas le temps que vous avez devant vous pour quelque chose qui n’a aucun intérêt.

Seulement, je me suis quand même posée des questions sur certains documents qui n’étaient pas mentionnés dans la liste du Service Public et qui pouvaient être utiles. Exemple : le certificat de cession d’un véhicule ou le contrat de travail. Je vous recommande donc d’être tout de même vigilant par rapport à ce que vous gardez ou non.

Petite mention pour les modes d’emploi que nous recevons à l’achat d’un objet : il y a de fortes chances pour que celui-ci se trouve sur internet en téléchargement. Je me suis donc débarrassée des versions papiers, et pris soin de télécharger les versions numériques, pour être sûrs de les avoir même quand le fournisseur les effacera plus tard de son site.

Rangement papiers

Mes cours d’anglais de 2008 vont aller au recyclage

  • #3 – Si oui, le ranger. Si non, s’en débarrasser dans de bonnes conditions (recyclé ou déchiqueté)

Contrairement aux autres tris que j’ai fait jusqu’ici, pour lequel le tri est fait avant de penser à l’organisation du rangement de l’après-désencombrement, je recommande d’avoir tout de suite un système de rangement pour les papiers administratifs. Une fois le papier lu, il doit être tout de suite rangé, on n’aura plus à le retraiter. Pour ceux dont on n’a plus besoin, faites bien attention à déchiqueter les informations d’identité, pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Pour ma part, je me suis équipée de meilleurs porte-documents que ce que j’avais avant, car certains ne tenaient plus la route. Quel plaisir de voir les papiers dans de beaux rangements!

Porte-document

En passant en e-facture ou en relevé par email, certaines catégories comme l’électricité, le gaz et la banque vont diminuer au fur et à mesure du temps. Je me suis dit que quand je n’aurais pas grand chose à faire de mes journées, je mettrais les papiers par ordre chronologique dans les rangements, pour pouvoir faire les futurs désencombrements plus facilement plus tard, car ils ne le sont pas actuellement. Je laisse ce traitement pour plus tard. Pour le moment, je savoure le fait d’avoir accompli ma mission de tri de papiers.

Papiers déchiquetés

Et vous, avez-vous du mal comme moi pour les papiers administratifs?

 

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Aurélie - 7 décembre 2015 Reply

J’ai trié il y a quelques années 5 ans de papiers accumulés… Ca m’a pris 3 semaines mais quel soulagement !
Aujourd’hui, depuis ma séparation j’ai pris un tout petit peu de retard mais rien à voir avec avant ! Je peux dire que ça roule (sauf que là, j’ai un mois de retard de classement…)
Dans l’idéal, je fixe un jour par semaine pour trier et classer ce qui doit l’être.
Allez tu m’as motivée, je recommence cette semaine !

    Mino - 7 décembre 2015 Reply

    Yeah, bon courage pour ton nouveau tri, Aurélie. Je verrais comment je fonctionnerai pour la suite : 1 jour fixe / semaine, ou 5 minutes par jour quand le courrier arrive 🙂

Valérie - 9 décembre 2015 Reply

Merci pour cet article très intéressant ! Il y a quelques années j avais fait un gros tri: j ai jeté (déchiqueté) tous les papiers que je ne devais pas conserver. J ai rassemblé dans des boîtes d archives les différents papiers par catégorie (EDF, téléphone…). Je les ai classés par ordre chronologique ( les papiers les plus anciens au fond et les plus récents sur le dessus), j ai aussi noté sur chaque boîte combien de temps il fallait conserver les papiers.
Ensuite, dès que je recevais une facture ou papier administratif j essayais de le traiter le plus rapidement possible. Ou si je ne peux pas je le pose ds une barquette “à traiter”. Le soir qd les enfants sont couchés je m en occupe ( je pars du pays

Valérie - 9 décembre 2015 Reply

Oups… Message parti trop vite… Je pars du principe que si un papier peut être réglé en moins de 5 minutes je le fais. Avant j avais tendance à ranger tout de suite ou en fin de semaine tous les papiers traités mais c est hyper contraignant ! J ai tenté une nouvelle organisation et j en suis très contente. J ai acheté une boite d archives où j ai noté “papiers de l année en cours (2015)”. Chaque fois qu un papier est traité (quelle que soit sa catégorie) je le glisse dedans. Et en début de chaque année suivante je prends un moment pour dispatcher tous les documents ds les bonnes boîtes, mais aussi pour chaque boîte enlever les documents dont je peux me separer ( vu que sur chaque boîte j ai noté la durée qu il faut garder les papiers en question, et qu on a changé d année). Je trouve que j y perds bien moins de temps. J ai aussi sous la main une boite d archives ds laquelle, tout au long de l année je glisse les documents à déchiqueter et lorsqu’elle est pleine je déchiquete. Voilà mon expérience !

    Mino - 10 décembre 2015 Reply

    Merci Valérie pour ce partage d’expériences 🙂 C’est une très bonne idée de noter sur chaque dossier le temps de conservation des papiers, je n’y ai pas pensé. Ça m’évitera d’aller sur le site du Service Public à chaque fois. Ça fait quelques jours que j’ai trié mes papiers, et jusqu’ici je traite les nouveaux à chaque fois qu’ils arrivent. Effectivement, ça parait plus simple que de se contraindre à le faire en fin de semaine. Je verrai ce qui me va le mieux sur la durée. Pas mal aussi l’idée des boites d’archives par année, mais ça ne te fait pas rechercher des papiers plus difficilement quand dans un dossier nommé “Assurances” par exemple?

Valérie - 10 décembre 2015 Reply

Pour répondre à ta question, non ce n est pas plus difficile car si ce que je dois chercher est un document que j ai reçu en 2015 et bien je sais qu il est ds cette boîte, s’ il est antérieur il a été archivé ds la boîte adéquate ( “assurance” par ex).

    Mino - 11 décembre 2015 Reply

    Ah ok, je comprends mieux, j’ai mal lu. Tu gardes l’année en cours dans une seule boite, et tu archives les années précédentes dans des boites “assurances”, “véhicule”. Merci pour ce partage

Fatiha - 24 octobre 2017 Reply

Bonjour

Merci pour cet article. Pour ma part, je ne sais jamais quoi faire des ordonnances et des radios/scanners/échos…

    Mino - 24 octobre 2017 Reply

    Bonjour Fatiha,
    Les radios/scanners/échos sont à garder à vie. Par contre pour les ordonnances, je les garde maximum un an, le temps de leur validité 🙂

lou - 9 novembre 2017 Reply

Je garde les ordonnances à vie, je sais ce que j’ai absorbé. Je les mets dans 1 classeur à trous, la dernière dessus, plus facile pour les recherches. une fois dans le classeur, je n’y reviens pas, sauf s’il faut faire une recherche. Finalement, je touche très peu les documents.

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