La présentation d’une enveloppe fait partie intégrante des éléments qui permettront à votre message d’être bien reçu auprès de votre destinataire. Pour cause, une enveloppe bien remplie témoigne du respect que vous avez à l’égard du récepteur. Il va certainement mieux l’apprécier et prêter une attention très soutenue au contenu de votre papier.
Par ailleurs, la manière de remplir la surface de ce document varie en fonction de la personne à qui vous voulez l’adresser. Découvrez chaque particularité ci-dessous.
Le remplissage de l’enveloppe pour un évènement moins formel
Dans le cadre d’un évènement moins formel, il y a une manière assez particulière par laquelle vous devez remplir une enveloppe.
Mentionner le nom de l’invité sur la première ligne
La façon dont vous allez indiquer le nom de l’invité dépendra de la situation maritale et professionnelle de chacun d’eux. Lorsqu’il s’agit d’une femme, vous devez user du titre Mme. Par contre, si elle est divorcée ou âgée de moins de 18 ans, vous pouvez lui mentionner le titre Mlle.
Quant à un homme, qu’il soit marié ou non, son nom doit être précédé de M. Vous diriez par exemple M. Christ Smith. Au cas où ce dernier aurait le même nom et prénom que son père, il faudra ajouter « Junior » à l’ensemble de son nom. Cela donnerait M. Christ Smith Junior. Si c’est au père que vous voulez envoyer la lettre, mettez « Sénior » à la place de Junior. Pour les hommes qui ont le même nom que leur père et leur grand-père, il est conseillé d’utiliser les chiffres romains pour leur adresser les lettres.
Lorsque vous envoyez la lettre à des couples, vérifiez si vous avez à faire avec des couples mariés ou avec des couples non mariés. Pour un couple marié, mettez M. et Mme puis complétez le nom de l’homme. Quant aux couples non mariés, mais qui vivent ensemble, ils recevront une enveloppe sur laquelle leurs noms respectifs sont mentionnés précédés de leurs différents titres.
Par ailleurs, adressez-vous aux destinataires par leur titre professionnel si vous trouvez cela pertinent. Dans cette situation, vous n’aurez pas à utiliser le titre M., Mme ou Mlle.
Si vous invitez aussi les enfants de votre récepteur à votre évènement, incluez leurs noms. Mettez uniquement leurs prénoms sur la deuxième ligne, en dessous de celui de leurs parents.
Inclure l’adresse du destinataire
L’adresse du destinataire doit être mentionnée sur la seconde ligne de votre lettre, précisément en bas de leurs noms. N’utilisez pas des lettres abréviées pour remplir une enveloppe.
Mentionner le nom de la ville, du pays et du code postal
Le nom de la ville, du pays et du code postal va à son tour, figurer sur la troisième ligne de l’enveloppe. L’information sera plus précisément retrouvée en dessous de l’adresse du ou des destinataires. Si vous avez des doutes sur le code postal, vous pouvez mener des recherches sur la toile avant de le mentionner.
Rendez-vous sur le site de la poste pour trouver les informations fiables. Au cas où le récepteur serait dans un pays étranger, renseignez-vous sur les conventions internationales en amont.
Le remplissage d’une enveloppe pour un motif formel ou professionnel
La présentation de votre enveloppe à transmettre dans le cadre d’une cause formelle ou professionnelle sera différente de la précédente.
Écrire le nom de l’entreprise
Cette indication doit figurer sur la première ligne de l’adresse. Elle doit être suivie du nom de la personne dont il est question. Ce dernier sera mentionné sur la deuxième ligne. Pour identifier le concerné, vous devez mettre la formule À l’attention de M./Mme en avant. La présente règle est également observée pour remplir une enveloppe dans un cadre formel.
Néanmoins, un certain nombre d’exceptions est remarqué lorsqu’il s’agit des comptables ainsi que des avocats. En effet, vous n’êtes pas tenu d’utiliser M. ou Mme pour ces professionnels. Il est indiqué d’utiliser la position que le destinataire occupe dans l’entreprise lorsque vous ne connaissez pas son nom. Ainsi, lorsque l’enveloppe doit être envoyée au président d’une entreprise, vous pouvez mettre À l’attention du Président.
Mentionner l’adresse
L’adresse sera située sur la seconde ligne de l’enveloppe. Les règles de base doivent toujours être respectées. Elles consistent à ne pas abrévier les lettres de l’adresse.
Mettre le nom de la ville, le pays et le code postal
Comme dans le cas de l’enveloppe à transmettre pour une cause non formelle, la présente indication se fera sur la dernière ligne du papier. Veuillez bien vous renseigner avant de mentionner le code postal de l’entreprise. Vous pouvez vous renseigner auprès d’une personne qui travaille dans la société ou d’autres individus qui détiennent les bonnes informations.
